Antragsverfahren - Kurzzeitprojekte planen und beantragen

Für eine erfolgreiche Antragstellung sollten Sie Ihre Projektidee bereits hinreichend konkretisiert haben:

• Welcher Personenkreis soll angesprochen werden?
• Welche Ziele sollen durch den Auslandsaufenthalt erreicht werden?
• Welches Land, welche Partnereinrichtung ist geeignet? Wenn im Rahmen der Akkreditierung als Aktivität für das Personal Kursbesuche geplant werden, sind diese Qualitätskriterien  zu beachten. Ein Kurs ist nur förderfähig, wenn mind. zwei Nationalitäten daran teilnehmen.  Die passive Teilnahme an einem Konferenzbesuch ist ab dem Antragsjahr 2022 nicht förderfähig.
• Wie lange sollte der Aufenthalt dauern?
• Planen Sie Ihr Projekt als Pool-Projekt, in dem sie alle oder einen Teil der Teilnahmeplätze bundesweit für Interessierte ausschreiben möchten?

Machen Sie sich mit den Rahmenbedingungen des Programms vertraut und planen Sie die Eckpunkte Ihres Projekts so konkret wie möglich. Dafür sollten Sie ausreichend Vorlaufzeit einplanen.

Wir beraten Sie gern! Vor allem Einrichtungen, die noch keine Erfahrung mit Mobilitätsaktivitäten in der Berufsbildung haben, empfehlen wir, unser umfassendes Beratungsangebot zu nutzen und einen Blick in die FAQszu werfen. 

Um einen Antrag zu stellen, muss Ihre Einrichtung im Organisationsregistrierungssystem (ORS) registriert sein. Sollten Sie bereits über einen Programmteilnehmer-Identifikationscode (PIC) verfügen, so ist Ihre Einrichtung schon im ORS registriert und Sie finden dort auch Ihre OID. Das Organisationsregistrierungssystem der Europäischen Kommission verwaltet alle Stammdaten der am Programm Erasmus+ beteiligten Institutionen. Identifikationsmerkmal jeder Einrichtung ist ein neunstelliger OID-Code, der automatisch bei der Registrierung im Organisationsregistrierungssystem vergeben wird.

• Ihre Einrichtung ist bereits registriert und verfügt über eine OID oder einem PIC? Dann prüfen Sie bitte, ob die Daten Ihrer Einrichtung sowie die hinterlegten Dokumente noch aktuell sind und aktualisieren Sie sie bei Bedarf. Mögliche Partnereinrichtungen registrieren sich selbst. Fordern Sie deren OIDs an, damit Sie sie im Antrag aufführen können.
• Ihre Einrichtung ist noch nicht registriert? Dann nehmen Sie die Registrierung bitte vor.

3.1. Informieren Sie sich über die Rahmenbedingungen.

Die Rahmenbedingungen des Programms sind in folgenden Dokumenten beschrieben. Auch Einrichtungen, die bereits Erfahrungen mit dem Antragsverfahren haben, empfehlen wir, sich hier über mögliche Neuerungen zu informieren.

Der Beschluss des Europäischen Parlaments und des Europäischen Rats setzt den politischen Rahmen für die Programmgeneration 2021-2027.

Der Aufruf 2025 (Call) ist die Aufforderung der Europäischen Kommission zur Einreichung von Anträgen. Im Aufruf werden Antragsfristen und Budgets für die einzelnen Bildungsbereiche und Aktionen des Programms Erasmus+ veröffentlicht. Der Aufruf erfolgt jährlich.

Im Programmleitfaden (Programm Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichspezifische Informationen wie Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen.

3.2. Ablaufplan | Zeitplan der Antragsrunde

 Einreichungsfrist: 19. Februar 2025, 12:00 Uhr mittags (Brüsseler Zeit) .

 Durchführungszeitraum: Projektbeginn zwischen dem 01.06. und 31.12.2025 für 6 bis 18 Monate.

 

****** Die zweite Antragrunde zum 01. Oktober 2025 entfällt ***********

 

3.3. Antragsunterlagen

Folgende Dokumente und Tools benötigen Sie, um einen Antrag zu den Kurzzeitprojekten zu stellen:

3.4. Elektronische Antragstellung

Wenn Sie über die OID der antragstellenden Einrichtungen verfügen, können Sie Ihren Antrag ausarbeiten.
Die Antragstellung ist nur elektronisch möglich.

Im Antrag für eine Kurzzeitprojekt wird vor allem danach gefragt, welche Teilnehmenden welche Art von Lernerfahrung machen sollen, welche Einrichtungen daran beteiligt sind und wie die Phasen vor, während und nach den Lernaufenthalten in organisatorischer und inhaltlicher Sicht ausgestaltet werden.
Um Sie bei der inhaltlichen Ausarbeitung Ihres Antrags zu unterstützen, erläutern wir im Ihnen im Folgenden kurz die wesentlichen Punkte, die im Antrag abgefragt werden:

Teilnehmende Organisationen: Eckdaten Ihrer Einrichtung sowie mindestens einer Partnereinrichtung. Für Ihre eigene Einrichtung sind mind. zwei Personen als Zeichnungsberechtigte/r, als Kontaktperson und als Kontaktperson für OLS zu nennen.

Hintergrund: Hauptaktivitäten Ihrer Einrichtung, das Profil der Bildungsangebote und das Profil der Lernenden.

Projektziele: Bedürfnisse Ihrer Einrichtung sowie der geplanten Teilnehmenden. Daraus sind ein bis fünf messbar und prüfbare Ziele zu entwickeln.

Aktivitäten: Beantragung alle relevanten Kostenarten für jeden Aktivitätstyp und Flow (gleicher Zielort, gleiche Dauer, gleiches Arrangement). Unter „Beschreibung“ wird der Inhalt der Lernaufenthalte, die erwarteten Lernergebnisse, die Evaluation der Ergebnisse und die Auswahl der Teilnehmenden dargestellt.

Qualitätsstandards: Bestätigung des Einhaltens der Erasmus+ Qualitätsstandards.

Follow-up: Integration der Ergebnisse in die Arbeit Ihrer Einrichtung und Verbreitung der Projektergebnisse.

Projektzusammenfassung: Resümee Ihres Projektes in Leitfragen, auch auf Englisch. Diese Passagen können von der KOM veröffentlicht werden.
 

Anhang Ehrenwörtliche Erklärung: Diese muss von der zeichnungsberechtigten Person unterschrieben und zum Antrag hochgeladen werden.

Wenn Sie bei der Beantragung Unterstützung benötigen, sehen Sie sich gerne unser Online-Tutorial an.
Hier finden Sie den Link.

Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung durch das Antragsformular finden Sie hier. 

Die Lernplattform der Europäischen Kommission Online Language Support (OLS) verfügt über Sprachtests und - kurse und über diverse interaktive Funktionen wie Karteikarten oder Chatformen. 

Weitere Angaben zum OLS, sowie Informationen zum Zugang finden Sie in den Informationen zum Online Language Support auf der Erasmus+ Projektplattform.

Nach der Einreichung wird Ihr Antrag zuerst nach formalen Kriterien geprüft.

Die inhaltliche Bewertung erfolgt durch geschulte Gutachterinnen und Gutachter nach drei Leitaspekten:

• Relevance (20%)
• Quality of project design (50%)
• Quality of follow-up actions (30%)

In jedem dieser Bereiche muss eine Mindestpunktzahl (10/25/15) erreicht werden. Die Unterschreitung der Mindestpunktzahl in einem Bereich führt zur Ablehnung des Antrags. Alle Anträge werden in allen Bereichen durchbewertet, auch wenn die Mindestpunktzahl in einem Bereich unterschritten wurde. Insgesamt müssen die Anträge mindestens 60 Punkte erzielen, damit sie eine Förderung erhalten können.

Eine Förderentscheidung erhalten Sie Anfang Mai 2025.