Durchführung bis 2020 - Mobilitätsprojekte erfolgreich umsetzen
Sie haben Ihren Projektantrag eingereicht und von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihres Mobilitätsprojekts beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen.
Damit Erasmus+ Mobilitätsprojekte europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen. Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.
Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht:
- Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
- Finanzhilfevereinbarung abschließen
- Änderungsantrag stellen (bei Bedarf)
- Vereinbarungen mit Teilnehmenden schließen
- Projekt bearbeiten – im Mobility Tool+
- Lernergebnisse sichern – mit ECVET und Europass
- Sprachhilfe „Online Linguistic Support“ nutzen (für Aufenthalte ab 30 Tage / 19 Tage seit 2017)
- Projekt abschließen – im Mobility Tool+
- Projekterfolge verbreiten: Tipps für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
- Beschwerdemanagement
Bei jedem dieser Schritte finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der das Projekt beantragt wurde.
Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.
In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.
Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.
Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen
Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekten.
2020
Entfernungsrechner
Nachdem Sie unserer Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Auslandsaufenthalte (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es Änderungen bezogen auf die Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung ggfs. geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach Erhalt der Förderzusage per E-Mail zugestellt.
Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss eines Projekts Änderungen ergeben können. Bestimmte vertragliche Abweichungen müssen Sie uns zwingend mitteilen und in einem Änderungsantrag begründen (z.B. Projektlaufzeit ändern, Wechsel des Berufsfeldes, Umfirmierung des Projektträgers, deutliche Reduzierung der Zuschuss-Summe o.ä.). Die Frist hierzu beträgt spätestens 30 Tage vor Projektende.
Teilnehmer/innen-Vereinbarung nach Zielgruppen (Anhang V der Finanzhilfevereinbarung): Vereinbarungen zwischen Ihnen als Projektträger/in und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte des Projekts, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden:
Projektträger und Projektträgerinnen, die die Lernvereinbarung nach ECVET-Standard einsetzen möchten, verwenden alternativ die folgende Fassung der Teilnehmer/-innen-Vereinbarung.
ECVET (European Creditsystem for Vocational Education and Training) bezeichnet im Bereich der Berufsbildung einen Prozess der Qualitätssicherung für Lernaufenthalte im Ausland. ECVET-Prinzipien und -Dokumente fördern Transparenz zwischen Berufsbildungssystemen sowie die kompetenzorientierte Beschreibung und Feststellung von Lernergebnissen.
Teilnehmer/innen-Vereinbarung nach ECVET
Hinweis: Da ein durch Erasmus+ geförderter Auslandsaufenthalt integraler Bestandteil der Berufsausbildung ist, sind Auszubildende durch die gesetzliche Unfallversicherung geschützt. Eine Beantragung von Urlaub für den Zeitraum des Aufenthalts ist nicht gestattet und könnte den Unfallschutz im Falle eines Arbeitsunfalles aufheben.
Dokumente in leichter Sprache
Der Teilnehmer/-innenbericht und die Teilnehmer/-innen-Vereinbarung sind verpflichtende Dokumente für die Lernenden und müssen von ihnen ausgefüllt oder unterschrieben werden.
Diese Dokumente werden von den Lernenden aufgrund der verwendeten Begrifflichkeiten nicht immer verstanden. Sie wurden nun in Leichte Sprache übersetzt, um die Verständlichkeit und Handhabung in der Praxis sowohl für die Teilnehmenden als auch für Sie als Projektträger zu vereinfachen. Die Dokumente und Erläuterungen in leichter Sprache sind jedoch nur Hilfsdokumente und ersetzen die Originaldokumente nicht. Es müssen weiterhin die Originaldokumente von den Teilnehmen unterschrieben werden.
Vereinbarung für Lernende in leichter Sprache
Teilnahmebericht für Lernende in leichter Sprache
Teilnahme durch die Partnereinrichtung bestätigen lassen
Eine Bestätigung des Aufenthaltes durch den Partner im Ausland ist notwendig und Bestandteil der Projektunterlagen, die im Fall einer Prüfung angefordert werden. Es gibt dazu keine Vorlage, jedoch bestimmte Anforderungen (s. Finanzhilfevereinbarung). Möglich ist es z.B. auch, den Europass Mobilität zu verwenden, sofern er nach diesen Anforderungen ausgefüllt wurde.
Europass Mobilität
Das Mobility Tool+ ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Projektdurchführung in Erasmus+. Das Tool der EU-Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. Die Nutzung des Tools ist verpflichtend.
Im Mobility Tool+
- machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), u.a. Teilnehmende, Partnereinrichtungen, Aufenthaltsdauer.
- überwachen Sie das Budget des Projekts.
- können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen.
- erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihrem Mobilitätsprojekt.
Dokumente in leichter Sprache
Der Teilnehmer/-innenbericht und die Teilnehmer/-innen-Vereinbarung sind verpflichtende Dokumente für die Lernenden und müssen von ihnen ausgefüllt oder unterschrieben werden.
Diese Dokumente werden von den Lernenden aufgrund der verwendeten Begrifflichkeiten nicht immer verstanden. Sie wurden nun in Leichte Sprache übersetzt, um die Verständlichkeit und Handhabung in der Praxis sowohl für die Teilnehmenden als auch für Sie als Projektträger zu vereinfachen. Die Dokumente und Erläuterungen in leichter Sprache sind jedoch nur Hilfsdokumente und ersetzen die Originaldokumente nicht. Es müssen weiterhin die Originaldokumente von den Teilnehmen unterschrieben werden.
Vereinbarung für Lernende in leichter Sprache
Teilnahmebericht für Lernende in leichter Sprache
Zugang zum Mobility Tool+
Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Projekts von uns in das Mobility Tool+ übertragen. Die Kontaktperson Ihres Projekts wird darüber per E-Mail benachrichtigt und kann dort ggfs. weitere Personen eintragen, die die Projektdaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Mobility-Tool auf. Der Zugang erfolgt über ECAS (European Commission Authentication Service).
Mobility Tool +
Während ihres Lernaufenthalts im Ausland erwerben die Teilnehmenden sowohl fachliche als auch soziale Kompetenzen, die sie später als international qualifizierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in die Arbeitswelt einbringen können. Um berufliche Qualifikation über die Ländergrenzen hinweg lesbar und vergleichbar zu machen, ist jedoch eine „gemeinsame Sprache“ erforderlich. Hier kommen die in europaweiter Zusammenarbeit entwickelten Instrumente ECVET und Europass zum Tragen.
ECVET (European Creditsystem for Vocational Education and Training) bezeichnet im Bereich der Berufsbildung einen Prozess der Qualitätssicherung für Lernaufenthalte im Ausland. ECVET-Prinzipien fördern Transparenz zwischen Berufsbildungssystemen und ermöglichen die kompetenzorientierte Beschreibung von Lernergebnissen. Mehr Informationen dazu finden Sie hier.
Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Lernenden vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu helfen, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Da die Dokumente europaweit standardisiert sind, sorgen sie für Übersicht und Vergleichbarkeit. Die Darstellung der Qualifikationen orientiert sich an Lernergebnissen.
- Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:
- Kompetenzen sichtbar machen
- Arbeiten in Europa
Europass Mobilität
- Europass e-Portfolio: Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Mobilitätsprojekten können im Europass-Portal ein persönliches Profil anlegen und hier ihre neu gewonnenen Kompetenzen dokumentieren. Das Profil stellt Ausbildung, Auslandslernerfahrungen, Sprachkenntnisse, Interessen und Ziele übersichtlich dar und kann jederzeit aktualisiert werden. Wer möchte, kann das Profil im Rahmen von Bewerbungen zeitlich befristet mit potenziellen Arbeitgebern teilen. Für klassische Bewerbungen lässt sich aus dem Profil mit wenigen Klicks ein Lebenslauf in verschiedenen Designs erstellen.
- Das e-Portfolio: Persönliche Kompetenzen und Qualifikationen sicher verwalten
Europass e-Portfolio
Ihr Mobilitätsprojekt endet nicht mit der Rückkehr der Teilnehmenden. Der transparente Abschluss des Projekts ist ein wesentlicher Aspekt der Nachbereitung. Spätestens 60 Tage nach Ende des Projekts schließen Sie mit dem Abschlussbericht die Förderung Ihres Projekts offiziell ab.
Erstellen Sie den Abschlussbericht mit Hilfe des Mobility Tools+.
Der Abschlussbericht besteht aus Angaben
- zu den Aufenthalten der Teilnehmenden,
- zu den Finanzen und
- zur inhaltlichen Umsetzung.
Alle Teilnehmenden haben zu diesem Zeitpunkt ihren Online-Bericht vollständig ausgefüllt und ans Mobility Tool+ übermittelt.
Der Abschlussbericht muss alle erforderlichen Anlagen beinhalten. Diese sind
- die Ehrenwörtliche Erklärung,
- die verbindliche nationale Anlage zum Abschlussbericht und
- ggfs. Belege für außergewöhnliche Kosten.
Der Abschlussbericht wird elektronisch eingereicht. Die einzelnen Schritte finden Sie in der Anleitung zum Mobility Tool+ beschrieben.
Mobility Tool +
Dokumente zum Abschlussbericht
Im Programm Erasmus+ wird der Wirkung von Projekten eine große Bedeutung beigemessen. Der Verbreitung von guten Praktiken, Ergebnisse und Lessons learned ist daher ein wichtiger Teil jedes Mobilitätsprojekts. Von der Verbreitung der Projektinhalte und Ihren Erfahrungen profitieren alle: das Programm Erasmus+, die beteiligten Institutionen und nicht zuletzt auch Sie als Akteur oder Akteurin. Der Imagegewinn wirkt sowohl im eigenen Haus als auch in der Öffentlichkeit. Für zukünftige Projekte erleichtern Sie sich zudem die Akquise von Teilnehmenden. Eine aktive Kommunikation über Ihr Mobilitätsprojekt ist also die beste Werbung für dessen Attraktivität und nachhaltigen Wirkung.
Bereits in Ihrem Projektantrag haben Sie skizziert, welche Aktivitäten Sie nach Projektende planen, um Ihre Ergebnisse zu sichern und in der Öffentlichkeit zu verbreiten. Jetzt geht es um die konkrete Umsetzung. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, hier aktiv zu werden. Wie ein angemessener Mix aussieht, hängt meist von der Art des Mobilitätsprojekts und den Möglichkeiten in einer Einrichtung ab. Nachfolgend finden Sie Anregungen, die Ihnen die Verbreitung Ihrer Erfolge und Ergebnisse erleichtern.
Werden Sie aktiv im Umfeld Ihrer eigenen Einrichtung (z.B. Intranet, Internet, Publikationen, Projektwoche zum Thema Auslandsaufenthalt, Verleihung des Europass Mobilität, Berichterstattung in der lokalen Presse, Nutzung von sozialen Netzwerken o.ä.).
Werden Sie aktiv in Netzwerken und einrichtungsübergreifend (Information von Ausbildungspartnern wie Berufsschulen, Kammern etc.; Information auf Ausbildungsmessen u.ä.).
Tipps für eine erfolgreiche Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
- Überlegen Sie gut, welche Zielgruppen Sie ansprechen wollen und welche Botschaft Sie verbreiten möchten.
- Beachten Sie, welche Anlässe geeignet sind, um das Thema in der Öffentlichkeit zu platzieren.
- Planen Sie Ihre Pressearbeit langfristig und nutzen Sie vorhandene Kontakte.
- Überlegen Sie sich, über welche Kanäle Sie Ihre Zielgruppe ansprechen. Wie und womit können Sie Ihre Zielgruppe erreichen?
- Hinweis: Auf dieser Seite geben wir Tipps, wie Teilnehmende eigene Erfahrungsberichte zu Auslandsaufenthalten gestalten können. Wenn die Teilnehmenden diese selbstständig auf z.B. eigenen Blogs oder Webseiten veröffentlichen, teilen wir diese gerne über unsere Social Media-Kanäle. Alle Informationen dazu finden sich in den frei verfügbaren Dokumenten „Tipps für Erfahrungsberichte“ (als PDF; und für die jüngere Zielgruppe als PDF im Du-Format).
Wichtig: Verwenden Sie das Logo des Programms Erasmus+
Um die Auswirkungen Ihrer Mobilitätsaktivitäten auf unterschiedlichen Ebenen sicherzustellen, ist der interne und externe Austausch dazu sowie die Verbreitung sehr wichtig. Damit gewinnt nicht nur das Erasmus+ Programm an Sichtbarkeit, sondern auch die beteiligten Institutionen. Projektträger verpflichten sich gegenüber der Europäischen Union, bei allen Kommunikation- und Verbreitungsaktivitäten eindeutig auf die finanzielle Unterstützung durch das Erasmus+ Programm hinzuweisen.
Unter folgenden Links zur Webseite der EU Kommission finden Sie die Logos in verschiedenen Dateiformaten sowie weitere relevante Informationen.
Zu verwendendes Logo: Kofinanziert durch das Programm Erasmus+ der Europäischen Union
- Download Logo Kofinanziert durch das Programm Erasmus+ (eps-Datei)
- Download Logo Kofinanziert durch das Programm Erasmus+ (jpg-Datei)
Vorschriften und Hinweise zu Verwendung des EU-Emblems im Zusammenhang mit Programmen der EU
Guidelines for beneficiaries and other third parties (PDF, engl.)
Erasmus+: Mobilität machen – Auslandsaufenthalte in der beruflichen Bildung erfolgreich durchführen
Handbuch für Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren
Das Handbuch unterstützt Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren auf ihrem Weg von der Projektidee zum Konzept und vom Projektantrag über die Durchführung des Projekts bis zum Abschlussbericht. Schritt für Schritt führt es durch den Prozess "Mobilität machen" und stellt hierfür Merkblätter,…
Ergebnisse auf der Erasmus+ Project Results Platform veröffentlichen
Die Erasmus+ Project Results Platform (EPRP) bietet einen umfassenden Überblick über die im Programm geförderten Projekte und Produkte aus allen Bildungsbereichen des Programms. Jedes Mobilitätsprojekt wird mit Beginn der Förderung automatisch in der Erasmus+ Project Results Platform aufgeführt. Dafür wird der englische Text der Zusammenfassung in Ihrem Antragsformular bzw. im Abschlussbericht automatisch übertragen.
Die Plattform ist für die Öffentlichkeit zugänglich. Stellen Sie daher sicher, dass die Beschreibung Ihrer Projekte dort aktuell ist. Materialien oder Produkte, die einen Nutzen für andere Projekte haben, können in dieser Datenbank veröffentlicht werden.
Erasmus+ Project Results Platform
In den E+ PRP Guidelines for Beneficiaries, die Sie auch im Dashboard finden, erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen.
Bevor Sie die Ergebnisse übermitteln, denken Sie bitte daran, dass die Projektergebnisse folgende Elemente aufweisen müssen:
- das korrekte Logo zur Kofinanzierung von der Europäischen Union
- den Disclaimer zum Haftungsausschluss der Europäischen Union
- eine offene Lizenz (z.B. CC Lizenz)
Die Projektergebnisse müssen in allen im Antrag genannten Sprachversionen in das Dashboard hochgeladen werden.
Sie haben die Möglichkeit, gegen die Entscheidungen der Nationalen Agentur beim BIBB bei der Evaluierung Ihres Antrags oder Ihres Projektes Beschwerde einzulegen. Die Art der Beschwerde und das Verfahren hierzu werden Ihnen in der jeweiligen Mitteilung über die Entscheidung der Nationalen Agentur erläutert.
Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen
Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekten.
2020
Teilnehmer/innen-Vereinbarung nach ECVET
Hinweis: Da ein durch Erasmus+ geförderter Auslandsaufenthalt integraler Bestandteil der Berufsausbildung ist, sind Auszubildende durch die gesetzliche Unfallversicherung geschützt. Eine Beantragung von Urlaub für den Zeitraum des Aufenthalts ist nicht gestattet und könnte den Unfallschutz im Falle eines Arbeitsunfalles aufheben.
Dokumente zum Abschlussbericht
Mobility Tool +
Entfernungsrechner
Online-Sprachunterstützung
EU-Emblem auf Deutsch
Erasmus-Programmlogo auf Englisch | Nutzungsrichtlinien
Erasmus+ Project Results Platform
In den E+ PRP Guidelines for Beneficiaries, die Sie auch im Dashboard finden, erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen.
Bevor Sie die Ergebnisse übermitteln, denken Sie bitte daran, dass die Projektergebnisse folgende Elemente aufweisen müssen:
- das korrekte Logo zur Kofinanzierung von der Europäischen Union
- den Disclaimer zum Haftungsausschluss der Europäischen Union
- eine offene Lizenz (z.B. CC Lizenz)
Die Projektergebnisse müssen in allen im Antrag genannten Sprachversionen in das Dashboard hochgeladen werden.