Durchführung - Strategische Partnerschaften erfolgreich umsetzen
Sie haben Ihren Projektantrag eingereicht und von uns eine Förderzusage erhalten? Nun können Sie mit der Umsetzung Ihres Projekts beginnen. Auf dieser Seite erfahren Sie, was Sie beachten müssen und welche Dokumente und Tools Sie benötigen.
Damit Erasmus+ Strategische Partnerschaftsprojekte europaweit nach vergleichbaren Standards durchgeführt werden, macht die Europäische Kommission Vorgaben, die es Ihnen ermöglichen, auf erprobte Instrumente und Erfahrungen aus der Praxis zurückzugreifen. Dies betrifft sowohl Regularien zur Finanzierung und Abrechnung von Zuschüssen als auch die Verwendung von Dokumenten oder Tools bzw. Datenbanken, die das Programmmanagement insgesamt unterstützen.
Im Folgenden führen wir Sie durch das Programmmanagement, das aus folgenden Schritten besteht:
- Informationen und Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen lesen
- Finanzhilfevereinbarung abschließen
- Vereinbarung verstehen und ggfs. ändern
- Fortschritts- und Zwischenberichte erstellen
- Projekt bearbeiten – im Mobility Tool+
- Projekt abschließen – im Mobility Tool+
- Projekterfolge verbreiten und nutzen
- Beschwerdemanagement
- Auf einen Blick: Notwendige Dokumente und Tools zur Durchführung
Bei jedem dieser Schritt finden Sie die notwendigen Tools und Dokumente. Die Dokumente werden in jeder Antragsrunde neu zur Verfügung gestellt. Dabei kann es von Jahr zu Jahr Veränderungen geben. Machen Sie sich daher zu Beginn der Durchführung mit den Regelungen vertraut und nutzen Sie stets die Unterlagen der Antragsrunde, in der das Projekt beantragt wurde.
Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.
Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen
Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekten
2020
Nachdem Sie unserer Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschusse aufgeschlüsselt.
Muster der Finanzhilfevereinbarungen können Sie hier einsehen:
Finanzhilfevereinbarung
2020
Im Handbuch für Koordinatoren und Koordinatorinnen haben wir für Sie vertragliche Bestandteile der Zusammenarbeit zwischen der NA und der koordinierenden Einrichtung zusammengefasst. Dazu gehören Informationen z.B. zu Mittelverschiebungen, Änderungsanträgen, Finanzierungen und Nachweisen. In den Hinweisen zur Projektdurchführung (FAQ) haben wir die häufigsten Fragen für Sie beantwortet:
Informationen zu Koordination und Durchführung
Kontaktperson
Hier finden Sie ihre Kontaktperson.
Änderungsantrag stellen
Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Beantragung und Abschluss einer Partnerschaft Änderungen ergeben können. Ändert sich Ihre rechtliche Vertretung, möchten Sie Änderungen am Projektkonsortium vornehmen oder planen Sie eine Änderung in einem anderen Bereich des Projekts? Dann kontaktieren Sie dazu vorab Ihre festen <link file:6239 - download "Lädt eine Datei herunter">Ansprechpersonen.</link>
Informationen zum formalen Vorgehen finden Sie im o. g. Handbuch für Koordinatoren.
Die notwendigen Formulare haben wir hier für Sie zusammengefasst:
Änderungsantrag | Budgettabellen
Dokumente zum Abschlussbericht
Vorlage Belege Verzeichnis für Stornierungs- oder Abbuchskosten aufgrund von Corona
Projekte mit einer Dauer von maximal 2 Jahren und bei einer einmaligen Vorauszahlung erstellen bis zum Ende des dreizehnten Monats einen Fortschrittsbericht (progress report). Dieser umfasst die Projektaktivitäten der ersten 12 Monate.
Projekte mit einer Dauer von über zwei Jahren und zwei Vorauszahlungen erstellen zwei Berichte:
- Bis zum Ende des neunten Monats ist die Abgabe eines Fortschrittsberichts notwendig, der die Durchführung des Projekts bis zum Ende des achten Monats der Projektlaufzeit zum Inhalt hat.
- Darüber hinaus ist bis 30 Tage nach der Hälfte der Projektlaufzeit die Abgabe eines zweiten Zwischenberichts (interim report) erforderlich, der den Berichtszeitraum bis zum Ende der Hälfte der Projektlaufzeit zum Inhalt hat und als Beantragung für eine weitere Vorfinanzierungsrate gilt.
Fortschritts- und Zwischenberichte
Projekte ab 2016 müssen die Fortschritts- und Zwischenberichte im Mobility Tool+ erstellt werden.
Das Mobility Tool+ ist Ihre webbasierte Arbeitsplattform für die Projektdurchführung in Erasmus+. Das Tool der EU- Kommission unterstützt die Prozesse zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der EU. Die Nutzung des Tools ist verpflichtend.
Im Mobility Tool+
- verwalten Sie das Budget jeder Kostenart.
- überwachen Sie das Gesamtbudget.
- erstellen Sie den Abschlussbericht für Ihr Projekt (statistische Angaben, Finanzangaben, inhaltlicher Bericht).
Zugang zum Mobility Tool+
Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Projekts von uns in das Mobility Tool+ übertragen. Die Kontaktperson Ihres Projekts wird darüber per E-Mail benachrichtigt und kann dort ggfs. weitere Personen eintragen, die die Projektdaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Mobility-Tool auf. Der Zugang erfolgt über EU Login.
Mobility Tool+
Spätestens 60 Kalendertage nach Ende Ihres Projekts schließen Sie mit dem Abschlussbericht die Förderung Ihres Projekts offiziell ab. Dazu nutzen Sie das Mobility Tool+. Ein eigenes Berichtsformular ist daher nicht notwendig. Der Abschlussbericht wird ausschließlich elektronisch eingereicht.
Ihre notwendigen To-dos auf einen Blick
- Sie prüfen, ob Sie alle Daten zu den Budgetkategorien, die im Rahmen Ihres Projektes gefördert wurden, in das Mobility Tool+ eingetragen haben. Prüfen Sie die Einträge auf Richtigkeit und Vollständigkeit.
- Sie ergänzen und prüfen die Angaben im Menüpunkt Budget des Mobility Tool+.
- Sie arbeiten Ihren Abschlussbericht im Mobility Tool+ aus.
- Sie laden alle erforderlichen Anlagen hoch.
- Sie übermitteln den Abschlussbericht online.
Mobility Tool+
In Ihrem Projektantrag haben Sie bereits Maßnahmen geplant, um die Ergebnisse und Erfolge aus Ihrer Strategischen Partnerschaft weit reichend bekannt zu machen. Geben Sie Erfahrungen, Erkenntnisse und Produkte aus Ihrem Projekt an Dritte weiter, so dass diese sie weiternutzen können.
Wir haben in unserem Handbuch Projektergebnisse der Strategischen Partnerschaften erfolgreich verbreiten und nutzen wichtige Elemente des Verbreitungsprozesses sowie Tipps für Ihre Presse- und Öffentlichkeitsarbeit zusammengefasst. Die Publikation gibt hilfreiche Anregungen die Ihnen helfen, die Nutzung und Nachhaltigkeit der Projekte sicher zu stellen. Anhand von Good Practice-Beispiele werden Hinweise und Empfehlungen veranschaulicht.
Erasmus+: Projektergebnisse der Strategischen Partnerschaften erfolgreich verbreiten und nutzen
Handbuch für Projektkoordinatorinnen und -koordinatoren
Das Verbreitungshandbuch beschreibt wichtige Elemente des Verbreitungsprozesses untermauert durch visuelle Gedächtnisanker. Es gibt hilfreiche Empfehlungen und praktische Tipps, um eine effektive Verbreitung zu konzipieren und zu realisieren sowie die Nutzung und Nachhaltigkeit Ihrer Projekte…
Nur für Strategische Partnerschaften bis 2020
Die im Folgenden aufgeführten Informationen zu dem EU-Logo und dem Disclaimer sind nur für Projekte aus den Aufrufen bis 2020 relevant. Projekte, die unter die Aufrufe ab 2021 fallen, finden Informationen zu den gültigen EU-Logos und dem aktuellen Disclaimer-Text hier.
Wichtig: Verwenden Sie das Logo des Programms Erasmus+
Um die Auswirkungen Ihrer Mobilitätsaktivitäten auf unterschiedlichen Ebenen sicherzustellen, ist der interne und externe Austausch dazu sowie die Verbreitung sehr wichtig. Damit gewinnt nicht nur das Erasmus+ Programm an Sichtbarkeit, sondern auch die beteiligten Institutionen. Projektträger verpflichten sich gegenüber der Europäischen Union, bei allen Kommunikation- und Verbreitungsaktivitäten eindeutig auf die finanzielle Unterstützung durch das Erasmus+ Programm hinzuweisen.
Unter folgenden Links zur Webseite der EU Kommission finden Sie die Logos in verschiedenen Dateiformaten sowie weitere relevante Informationen.
EU-Programmlogo (bis 2020)
Zu verwendendes Logo: Kofinanziert durch das Programm Erasmus+ der Europäischen Union
Vorschriften und Hinweise zu Verwendung des EU-Emblems im Zusammenhang mit Programmen der EU
Wichtig: Verwenden Sie den Hinweis zum Haftungsausschluss (Disclaimer)
Sämtliche Veröffentlichungen in Zusammenhang mit dem Projekt müssen den Hinweis (Disclaimer) enthalten, dass ihr Inhalt allein die Meinung der Verfasserin bzw. des Verfassers wiedergibt und dass die NA und die Kommission nicht für die Nutzung der enthaltenen Informationen haftet:
"Dieses Projekt wurde mit Unterstützung der Europäischen Kommission finanziert. Die Verantwortung für den Inhalt dieser Veröffentlichung trägt allein der Verfasser; die Kommission haftet nicht für die weitere Verwendung der darin enthaltenen Angaben."
oder
"The European Commission support for the production of this publication does not constitute an endorsement of the contents which reflects the views only of the authors, and the Commission cannot be held responsible for any use which may be made of the information contained therein."
Den Disclaimer in den verschiedenen europäischen Sprachen finden Sie hier (externer Link).
Wichtig: Vergeben Sie eine offene Lizenz (OER)
Strategische Partnerschaften sind vertraglich verpflichtet, ihre Projektergebnisse als offene Bildungsressourcen (OER) mit dem Hinweis auf eine freie Lizenz zu veröffentlichen. Dies gilt für alle Arten von erstellten Ergebnissen: die textbasierten (Dokumente), die medienbasierten (Video, Audio) als auch die technikbasierten (e-learning-Kurs, App etc.).
Mit einer offenen Lizenz erteilen Sie als Eigentümer(-in) eines Werks jedem die Genehmigung zur Nutzung dieser Materialien. Es obliegt dabei Ihnen als Projektkonsortium zu entscheiden, welche Lizenzen Sie auswählen und welche Arten der Nutzung Sie anderen damit gewähren.
Die gängigsten offenen Lizenzen sind derzeit die von Creative Commons. Die Lizenzen „CC-BY-ND” und „CC-NC-ND” sind jedoch NICHT erlaubt, weil immer eine Bearbeitung zugelassen sein muss.
Bei Videos sollte die offene Lizenz gut sichtbar im Vorspann oder Abspann gezeigt werden. Für technikbasierte Produkte verwenden Sie bitte eine Open Source-Lizenz. Die Software (d. h. der Quelltext) sollte dabei möglichen Nachnutzern bereitgestellt werden. Hier finden Sie Information zum Weiterlesen.
Ergebnisse auf der Erasmus+-Project Results Platform veröffentlichen
Die Erasmus+ Project Results Platform (E+PRP) bietet einen umfassenden Überblick über die im Programm geförderten Projekte und Produkte aus allen Bildungsbereichen des Programms. Jede Partnerschaft wird mit Beginn der Förderung automatisch in der Erasmus+ Project Results Platform aufgeführt. Dafür wird der englische Text der Zusammenfassung in Ihrem Antragsformular bzw. im Abschlussbericht automatisch übertragen.
Die Plattform ist für die Öffentlichkeit zugänglich. Stellen Sie daher sicher, dass die Beschreibung Ihrer Projekte dort aktuell ist. Materialien oder andere Produkte, die einen Nutzen für andere Projekte haben können, müssen in dieser Datenbank veröffentlicht werden.
Erasmus+ Project Results Platform
In den E+ PRP Guidelines for Beneficiaries, die Sie auch im Dashboard finden, erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen.
Bevor Sie die Ergebnisse übermitteln, denken Sie bitte daran, dass die Projektergebnisse folgende Elemente aufweisen müssen:
- das korrekte Logo zur Kofinanzierung von der Europäischen Union
- den Disclaimer zum Haftungsausschluss der Europäischen Union
- eine offene Lizenz (z.B. CC Lizenz)
Die Projektergebnisse müssen in allen im Antrag genannten Sprachversionen in das Dashboard hochgeladen werden.
Sie haben die Möglichkeit, gegen die Entscheidungen der Nationalen Agentur beim BIBB bei der Evaluierung Ihres Antrags oder Ihres Projektes Beschwerde einzulegen. Die Art der Beschwerde und das Verfahren hierzu werden Ihnen in der jeweiligen Mitteilung über die Entscheidung der Nationalen Agentur erläutert.
Dokumente zu Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen
Bitte beachten Sie den Datenschutz im Rahmen der Durchführung von Erasmus+ Projekten
2020
Finanzhilfevereinbarung
2020
Informationen zu Koordination und Durchführung
Änderungsantrag | Budgettabellen
Fortschritts- und Zwischenberichte
Projekte ab 2016 müssen die Fortschritts- und Zwischenberichte im Mobility Tool+ erstellt werden.
Beneficiary Module
EU-Programmlogo (bis 2020)
Zu verwendendes Logo: Kofinanziert durch das Programm Erasmus+ der Europäischen Union
Vorschriften und Hinweise zu Verwendung des EU-Emblems im Zusammenhang mit Programmen der EU
Erasmus+ Project Results Platform
In den E+ PRP Guidelines for Beneficiaries, die Sie auch im Dashboard finden, erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie in der Plattform Ihre Projektinformationen verwalten und Ergebnisse hochladen.
Bevor Sie die Ergebnisse übermitteln, denken Sie bitte daran, dass die Projektergebnisse folgende Elemente aufweisen müssen:
- das korrekte Logo zur Kofinanzierung von der Europäischen Union
- den Disclaimer zum Haftungsausschluss der Europäischen Union
- eine offene Lizenz (z.B. CC Lizenz)
Die Projektergebnisse müssen in allen im Antrag genannten Sprachversionen in das Dashboard hochgeladen werden.