Durchführung - Mobilitätsprojekte erfolgreich umsetzen

Im Erasmus+ Programmleitfaden (Programme Guide) finden Sie grundlegende bildungsbereichsspezifische Informationen. Die Teilnahme- und Finanzierungsbedingungen sind darin ausführlich erläutert.

In den Hinweisen zur Durchführung finden Sie Regelungen, die auf der Ebene der Nationalen Agentur festgelegt sind oder zu denen es häufige Fragen gibt.

Die Erasmus+ Fördersätze informieren Sie über die individuelle Unterstützung der Teilnehmenden.

Nachdem Sie unsere Förderzusage erhalten haben, schließen Sie mit uns eine Finanzhilfevereinbarung ab. Dies ist ein Vertrag zwischen Ihrer Einrichtung und der NA beim BIBB. Darin sind detaillierte Regelungen zur Durchführung beschrieben und die bewilligten Zuschüsse aufgeschlüsselt. Die Höhe des Zuschusses wird auf der Grundlage der beantragten Anzahl von Teilnehmenden an Auslandsaufenthalten (Mobilitäten) bestimmt. Gibt es hier während  der Projektlaufzeit Änderungen bei der Anzahl der Teilnehmenden oder der Aufenthalte, fällt der Zuschuss bei der Abrechnung ggfs. geringer aus. Der Vertrag mit seinen Anlagen wird Ihnen nach Erhalt der Förderzusage per E-Mail zugestellt.

Die Praxis zeigt, dass sich zwischen Antrag und Abschluss eines Projektes Änderungen im Projektdesign ergeben können.  Bestimmte vertragliche Abweichungen müssen Sie uns zwingend mitteilen und in einem Änderungsantrag begründen (z.B. Projektlaufzeit ändern,  Umfirmierung des Projektträgers, deutliche Reduzierung der Zuschuss-Summe). Die Frist hierzu beträgt spätestens 30 Tage vor Projektende.

Teilnehmer/innen-Vereinbarung Erasmus+: Personalmobilität für Lehr- und Weiterbildungsaktivitäten: Vereinbarungen zwischen Ihnen als Projektträger/in und Ihren Teilnehmenden sorgen für Klarheit über die finanziellen Aspekte des Projekts, über gegenseitige Rechte und Pflichten der Beteiligten und über die fachlichen Inhalte der Aufenthalte. Es ist zwingend erforderlich, dass Sie dazu die Vorlage von Erasmus+ verwenden. 

In dieser Teilnehmer/innen Vereinbarung (Anhang I) stellt  die EU-Kommission ein Formular (auch „Mobilitätsvereinbarung“ genannt) zur Verfügung, in dem Sie detaillierte inhaltliche Angaben zu den geplanten Aufenthalten machen sowie Absprachen zur Begleitung während der Fortbildung  und dem Umgang mit den Ergebnissen dokumentieren.

Teilnahme durch die Partnereinrichtung bestätigen lassen

Eine Bestätigung des Aufenthaltes durch den Partner im Ausland ist notwendig und Bestandteil der Projektunterlagen, die im Fall einer Prüfung angefordert werden. Es gibt dazu keine Vorlage, jedoch bestimmte Anforderungen (s. Finanzhilfevereinbarung). Möglich ist es z.B. auch den Europass Mobilität zu verwenden.

Das Mobility Tool+ ist eine  webbasierte Arbeitsplattform zum Projektmanagement im Programm Erasmus+. Das Tool der EU-Kommission unterstützt die Prozesse im Projektmanagement zwischen Ihnen, der NA beim BIBB und der Europäischen Kommission. Die Nutzung des Tools ist verpflichtend.

Im Mobility Tool+

• machen Sie Angaben zu den Auslandsaufenthalten (Mobilitäten), u.a  zu Teilnehmenden, Partnereinrichtungen und  Aufenthaltsdauer.
• überwachen Sie das Budget Ihres Projekts.
• erstellen Ihre Teilnehmenden ihre individuellen Berichte. 
• können Sie den Stand der Online-Berichte Ihrer Teilnehmenden überprüfen und Berichte einsehen.
• erstellen Sie den Abschlussbericht zu Ihrem Mobilitätsprojekt.

Zugang zum Mobility Tool+

Nach Abschluss des Vertrags mit der NA beim BIBB werden die Grunddaten Ihres Projekts von uns in das Mobility Tool+ übertragen. Die Kontaktperson Ihres Projekts wird darüber per E-Mail benachrichtigt und kann dort ggfs. weitere Personen eintragen, die die Projektdaten einsehen oder bearbeiten können. Über den Link in dieser E-Mail rufen Sie das Mobility-Tool auf. Der Zugang erfolgt über EU Login.

Während ihres Auslandsaufenthaltes erwerben die Teilnehmenden fachliche, persönliche und auch interkulturelle Kompetenzen. Diese internationalen Kompetenzen sind im Bildungsbereich zunehmend unverzichtbar. Mit dem Europass können Sie diese Kompetenzen transparent darstellen.

Europass ist ein Serviceangebot der Europäischen Kommission, um Teilnehmenden an Auslandsfortbildungen  vor, während und nach dem Auslandsaufenthalt zu helfen, erworbene Qualifikationen transparent darzustellen. Ein Vorteil  der Nutzung dieser Dokumente liegt in der europaweiten Standardisierung. Die Darstellung der Kompetenzen orientiert sich an Lernergebnissen.

Europass Mobilität: Hiermit werden Lernerfahrungen im europäischen Ausland dokumentiert. Voraussetzung ist, dass die entsendende Einrichtung im Heimatland und die Gastorganisation im Ausland vorab die Lerninhalte vereinbart und im Anschluss den Lernerfolg festgestellt haben. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:

Europass Sprachenpass: Teilnehmende an Mobilitätsprojekten können nach dem Auslandsaufenthalt ihre neu gewonnenen Sprachkenntnisse mit dem Europass Sprachenpass eigenständig dokumentieren. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des Europass:

Im Programm Erasmus+ wird der Wirkung von Projekten eine große Bedeutung beigemessen. Die Verbreitung von guten Praktiken,  Erfahrungen oder von Produkten ist daher ein wichtiger Teil jedes Mobilitätsprojekts. Eine aktive Kommunikation über Ihr Mobilitätsprojekt ist eine gute Werbung für dessen Attraktivität  – und nicht zuletzt auch für Ihre Einrichtung. Sie kann zu jedem Zeitpunkt im Projektverlauf eingesetzt werden.

Bereits in Ihrem Projektantrag haben Sie skizziert, welche Aktivitäten Sie nach Projektende planen, um Ihre Ergebnisse zu sichern und in der Öffentlichkeit zu verbreiten. Jetzt geht es um die konkrete Umsetzung. Nutzen Sie die Gelegenheit, die neuen Erfahrungen Ihres Bildungspersonals und die Ergebnisse aus den Auslandsfortbildungen zu verbreiten. Es gibt vielfältige Möglichkeiten, hier aktiv zu sein. Was realistisch und sinnvoll ist, hängt immer auch von der Art des Mobilitätsprojekts und den Möglichkeiten in einer Einrichtung ab. Nachfolgend finden Sie einige Anregungen.

Nutzen Sie aktiv die Kanäle in Ihrer eigenen Einrichtung: 
Intranet, Projektwebseite im Internet, Publikationen, Fachzeitschriften, Berichterstattung in der lokalen Presse oder in Fachzeitschriften, Nutzung von sozialen Netzwerken o.ä..

Werden Sie aktiv in Netzwerken und einrichtungsübergreifend:
Informieren Sie z.B. Einrichtungen in Ihrem Umfeld, die ähnliche Tätigkeitsschwerpunkte oder Zielgruppen haben und ermöglichen Sie einen Erfahrungsaustausch.